Golazo Media: “Alles zit in Zeno, het is het hart van onze organisatie”
Golazo Media (voorheen bekend onder de naam Arko Sports Media), is nu een onderdeel van een grote sportorganisatie die als missie heeft om mensen in beweging te brengen en bij te dragen aan een gezondere samenleving. Het bedrijf combineert sport, gezondheid, entertainment en marketing om mensen van alle leeftijden en niveaus te stimuleren tot een actieve levensstijl.
Daniëlle de Jong van Golazo Media is dé Zeno-kenner binnen de organisatie. “Ik gebruik het bij zo goed als alle administratieve en organisatorische aspecten van mijn werk. Mijn functie is Manager Customer Care, maar eigenlijk komt het erop neer dat ik betrokken ben bij alle organisatorische kanten van de uitgeverij: van klantenservice tot abonnementenadministratie tot productie. Uiteraard met een team collega’s. Maar omdat ik al sinds 1998 in Zeno werk, ben ik binnen de organisatie hét aanspreekpunt als het om Zeno gaat.”
Alles in Zeno
Bij Golazo Media werken acht mensen dagelijks met Zeno. De Jong: “Dat zijn met name collega’s van financiën, facturering, klantenservice en abonnementenadministratie. In het begin maakten we alleen gebruik van relatiebeheer, abonnementen en boekenorders. Nu gebruiken we het ook voor publicatiemanagement en het berekenen en uitbetalen van royalty’s.”
Daarom zitten ook alle gegevens van de adverteerders, externe auteurs, vormgevers, fotografen in Zeno. De Jong: “Het is echt het hart van onze organisatie. Mensen en organisaties kunnen op verschillende manieren tegelijk meerdere relaties met ons hebben. Het is dus belangrijk dat de gegevens elk op één plek worden bijgehouden en verder met elkaar gekoppeld zijn binnen het grote systeem.”
Door al die verschillende titels en verschillende soorten tijdschriften is de administratie best complex geworden. Sommige verenigingstijdschriften worden bijvoorbeeld uitgegeven in samenwerking met sportbonden, zoals die over schaken, wandelen of bridge.
Daniëlle de Jong daarover: “Bij een aantal bonden is het blad namelijk inbegrepen bij het lidmaatschap, bij andere krijgen bondsleden een korting op de abonnementsprijs. Bij SchakenNL krijgen bijvoorbeeld de abonnees die lid zijn van de schaakbond een korting. We moeten dan regelmatig op basis van het lidmaatschapsnummer checken of iemand nog lid is van de bond en recht heeft op die korting. We verkopen de tijdschriften dus direct, via de bond en via de boekhandel. Om alles op de juiste manier te kunnen verzenden en factureren moeten we iedere keer de gegevens synchroniseren en samenvoegen. Dat lijkt een hoop werk, maar daar hebben we dankzij de koppelingen in Zeno geen omkijken naar.”
Aanpassen aan een veranderend landschap
Omdat Golazo Media regelmatig nieuwe titels en initiatieven aan het portfolio toevoegt, zijn er ook regelmatig aanpassingen aan het systeem nodig, maar dat is eigenlijk nooit een probleem. “Meestal hebben ze al een oplossing die we alleen nog een beetje moeten aanpassen,” zegt De Jong. “Dan vertel ik wat ik aangepast wil hebben en binnen de kortste keren is het gedaan. Ik kan me voorstellen dat andere gebruikers, die wat minder ervaring met het inrichten van zo’n systeem hebben, dat wat lastiger vinden, maar dan kun je erop rekenen dat ze alles met je doornemen zodat je precies krijgt wat je voor ogen had.”
En als het nodig is, gebeurt het razendsnel. Daniëlle geeft een voorbeeld : “Op 30 december 2024 kregen we te horen dat we het boekenassortiment van Elmar per 1 januari 2025 in beheer zouden krijgen. De koppeling met het CB aan ons systeem bestond nog niet, en aangezien de overgang pas op de jaarwisseling zou plaatsvinden hadden we geen toegang tot het Elmar-account van CB. De enige gegevens die we hadden waren titels en ISBN’s. En het ging om ongeveer driehonderd artikelen. Ik denk dat ik rond 9:30 uur met Tom van Socho gebeld heb, om 10:05 had ik al bericht terug en om 14:20 uur die dag stonden ze alle driehonderd in ons systeem.”
Gemakkelijk in het gebruik
Ook over de gebruiksvriendelijkheid van het systeem is De Jong heel positief. “Omdat ik al heel lang met Zeno werk en betrokken ben geweest bij alle ontwikkelingen door de jaren heen, weet ik natuurlijk hoe alles werkt. En mijn collega’s kunnen bij mij terecht als ze iets niet kunnen vinden. Maar onze collega’s in België werken er nu ook mee en dat gaat na enige gewenning heel soepel. En mochten ze er een keer toch niet uitkomen en ik kan niet helpen, dan staan er nog de video’s op de site van Socho waarin alles duidelijk wordt uitgelegd. Met die video’s hebben drie collega’s op afstand geleerd om met Zeno te werken.”
Wat nog wel een verschil is tussen Nederland en België is dat daar sinds 1 januari 2026 alle zakelijke facturen (b2b) via het open internationale netwerk Peppol verstuurd worden. De Jong: “Dat heeft als voordeel dat je gegevens over facturatie en betaling (en btw) makkelijk via het platform kunt synchroniseren en in de meeste gevallen niet meer de bankbestanden met de facturen hoeft te matchen. Alleen als er onduidelijkheden zijn, moet er nog even iemand naar kijken. Gelukkig heeft Socho ook voor de koppeling met Peppol een api, dus dat levert gemak op. In Nederland is Peppol ook verplicht voor facturering aan de overheid (B2G), de verwachting is dat het in 2030 ook in Nederland algemeen verplicht wordt. Hoe dan ook, wij zijn er nu al klaar voor.”
"Alles zit in Zeno, het is echt het hart van onze organisatie" — Daniëlle de Jong
Dit artikel is geschreven door Frank Veerkamp in samenwerking met INCT. Het volledige artikel kan ook gelezen worden op de website van inct via deze link
